Jak spravovat postup úkolů v Microsoft Planneru ve Windows 10?

Microsoft Planner patří do sady aplikací Office365. Jedná se o plánovací aplikaci, kterou mohou týmy i jednotlivci využít k vytváření plánů, přiřazování úkolů, komunikaci a spolupráci a sdílení dokumentů, mimo jiné. Úkoly lze vytvářet a konfigurovat konkrétním způsobem přizpůsobeným potřebám týmu. Proces je poměrně přímočarý, přesto s ním má mnoho lidí problémy.

Aktualizace průběhu úkolů v Planneru může být ve skutečnosti stejně snadná jako sledování průběhu úkolů přiřazených každému jednotlivci v konkrétních intervalech. Ďábel je však v detailech a zdá se, že někteří lidé to nezvládají. Pokud jste na této lodi, tento průvodce je pro vás. Na konci této příručky se naučíte, jak spravovat postup úkolů v Microsoft Planneru.

Jak nastavit Microsoft Planner

Microsoft Planner je nástroj pro správu virtuálních úkolů v sadě Office 365. Poskytuje týmům snadný způsob spolupráce, plánování a monitorování úkolů. Uživatelé mohou také aktualizovat stav úkolu a sdílet informace o úkolu pro lepší koordinaci projektu.

V Planneru můžete velký projekt rozdělit na menší úkoly s časovou osou pro každý úkol, která společně tvoří dobu trvání konkrétního plánu. Jakmile budou úkoly zapracovány, můžete změnit jejich stav z „Nezahájeno“ na „Probíhá“ a nakonec na „Dokončeno“. V případě potřeby můžete dokonce vytvořit další úkoly.

Planner obsahuje spoustu šablon, které vám umožní rychle přejít do úkolů a projektů, čímž ušetříte spoustu času. Musíte se jen ujistit, že šablony ladí s úkoly vašeho týmu a v případě potřeby je vylepšit, a můžete pokračovat v práci.

Nejprve se musíte přihlásit ke svému účtu Office 365. Přejděte na stránku Plánovač v Office 365 a zadejte své uživatelské údaje. Po přihlášení kliknutím na Planner na kartě Domů načtěte rozhraní Microsoft Planner.

Zde máte tři způsoby, jak postupovat. Pokud jste již vytvořili plány, vyberte ty nejčastěji používané kliknutím na „Oblíbené plány“. Chcete-li zobrazit všechny své plány, klikněte na „Všechny plány“. Pokud však chcete vytvořit nový plán od začátku, klikněte na možnost Nové plány.

V okně Vytvořit nový plán zadejte do příslušného pole název plánu. Je lepší použít název, který výstižně představuje účel plánu. V části „Kdo může zobrazit tento plán?“ skupiny, zvolte „Moje organizace“, aby byla k dispozici všem ve vašem týmu, a „Pouze lidé, které přidám“, abyste omezili prohlížení na ty, kterým je povolen přístup. Nezapomeňte přidat popis plánu a zvolit, zda mají být noví členové automaticky přidáváni do e-mailů s oznámeními.

Až skončíte s veškerou konfigurací, můžete konečně kliknout na tlačítko Vytvořit plán. Po vytvoření plánu můžete pokračovat a přidávat úkoly.

Nejprve otevřete Microsoft Planner, vyberte svůj plán a klikněte na tlačítko + nebo Přidat úkol. Zde byste měli pojmenovat svůj úkol. Do pole „Zadejte název úkolu“ zadejte název úkolu. Dále vyberte termín. Nakonec přiřaďte úkol týmu nebo individuálnímu spolupracovníkovi.

Po dokončení klikněte na tlačítko Přidat úkol a vytvořte úkol. Tímto způsobem můžete vytvořit více úkolů a přiřadit je různým lidem.

Jak aktualizovat průběh úkolu v Microsoft Planneru

Průběh úkolu v Microsoft Planneru je rozdělen do tří komponent, z nichž každá představuje, jak daleko úkol zašel.

Nezačal.

Přiřazeno k úkolu, který nešel, nebo který nebyl nikomu přidělen. Mohlo by to mít také štítek, pokud je datum zahájení úkolu stále v budoucnosti.

Probíhá.

Tento štítek je přiřazen probíhajícím úkolům. Nezáleží na tom, jaké procento úkolu je provedeno. Microsoft Planner má pouze tento jeden štítek k označení všech probíhajících úkolů, bez ohledu na individuální úroveň dokončení.

Dokončeno. Tento štítek je přiřazen úkolům, které byly dokončeny.

Aktualizace postupu úlohy je tedy o přepínání mezi těmito popisky pro každou vytvořenou úlohu podle potřeby.

Jak ručně aktualizovat průběh úkolu v Microsoft Planneru

Existuje několik způsobů, jak aktualizovat průběh úkolů v Microsoft Planneru.

Všimněte si, že každá fáze postupu je reprezentována ikonou.

Nezačal.

Prázdný kruh.

Probíhá.

Polobarevný kruh.

Dokončeno.

Plně barevný kruh se zaškrtnutím uprostřed.

Skupiny> Průběh

  • Přejděte na Skupiny a vyberte úkol.
  • Klikněte na rozevírací šipku Pokrok.
  • Vyberte požadovanou možnost.

Například pokud je úkol dokončen, vyberte z rozevíracího seznamu Průběh Dokončeno.

Výběr symbolů

Každý úkol má symbol, který představuje jeho postup. Dokončené úkoly mají symbol úplného kruhu se zaškrtnutím uprostřed, zatímco probíhající úkoly mají symbol poloplného kruhu.

Vyberte symbol vedle úkolu a otevřete podokno výběru postupu a vyberte jiný stav postupu.

Výběr úkolu

Toto je další způsob, jak změnit stav postupu úkolu. Jednoduše vyberte úkol a odhalte podokno výběru postupu. Odtud aktualizujte průběh úlohy.

Jak používat Planner s Microsoft Teams ke správě úkolů

Protože vytvořením nového plánu se automaticky vytvoří nová skupina Office 365, můžete pomocí úkolů Planneru spolupracovat napříč dalšími připojenými aplikacemi v rodině Office 365, jako je OneDrive a Outlook.

Můžete také použít Planner s Microsoft Teams ke správě vytvořených úkolů. Můžete buď spolupracovat na úkolech prostřednictvím Planneru nebo přidáním jedné nebo více karet Planneru do kanálu Teams.

Zde je návod, jak vytvořit kanál Planneru v Microsoft Teams:

  • Otevřete týmy a vyberte kanál. V kanálu klikněte na tlačítko +.
  • Najděte a vyberte Plánovač.
  • Vytvořte plán se správnými podrobnostmi a uložte jej. Můžete si také vybrat již existující plány.

Proces přidání úkolu, jeho přiřazení a aktualizace je stejný, jak je vysvětleno výše.

Microsoft Planner se používá k vytváření malých úkolů, které společně zapadají do většího plánu, na kterém může tým spolupracovat. Znalost, jak aktualizovat postup od zahájení do dokončení a také spolupracovat na platformě, jako je Microsoft Teams, může zvýšit jak individuální produktivitu, tak týmovou práci v organizaci.

Pokud je však váš počítač pomalý, může to negativně ovlivnit operace a cloudovou spolupráci výrazně zpomalit. Auslogics BoostSpeed ​​můžete použít k odstranění problémů se snižováním rychlosti a zbytečných internetových souborů a ke zkvalitnění svých zkušeností.